Dein Portal spricht HubSpot. Deine Prozessdokumentation spricht BPMN 2.0.
Einmal verbunden, und über Nacht entsteht aus deiner Konfiguration eine Dokumentation, die niemand pflegen muss: jeder Workflow als BPMN-Modell, der ganze Bestand nebeneinander, durchsuchbar bis auf die einzelne Property. Zum Mitnehmen als .bpmn.
- Nur lesendEigene Private App, du bestimmst die Rechte
- Keine KundendatenNur der Bauplan, nie Kontakte, Deals oder Inhalte
- Made in GermanyIn Deutschland entwickelt und gehostet
- Keine KI im ProduktMarkdown-Export für dein eigenes KI-Modell
- Ein PreisBeliebig viele Nutzer, kein Aufpreis pro Kopf
Für diese Momente gebaut
Neue Rolle oder neuer Kunde: Du siehst am Modell, was das Portal tut, statt es Workflow für Workflow zu erkunden.
Das Wissen über Workflows und Felder steht in der Dokumentation und geht nicht mit.
Bevor du ein Feld oder einen Prozess umbaust, weißt du, was alles daran hängt.
Mit dem Audit-Add-On belegst du, wie dein Portal an einem bestimmten Tag konfiguriert war.
Alles in deinem Portal, auf einen Blick
Vier Ebenen, eine Quelle. Jede Nacht neu aus deiner Konfiguration gebaut und miteinander verknüpft, sodass du von der Phase bis zur einzelnen Property durchklicken kannst.
Von der Journey bis zur einzelnen Aktion
In HubSpot arbeitest du am einzelnen Workflow. BP-Docs stellt ihn in den Zusammenhang, in dem er steht: Der Einstieg ist die Customer Journey, an jeder Lifecycle-Phase hängen die Workflows und Formulare, die sie tragen. Von dort öffnest du einen Prozess als BPMN-Modell und siehst Schritt für Schritt, was er tut, bis zu der Property, die ihn auslöst. Am Ende verlässt die Dokumentation das Werkzeug wieder, als Datei.
BP-Docs erhält nie die Daten deiner Kunden
Um zu verstehen, wie dein Portal arbeitet, muss niemand wissen, wer darin steht. BP-Docs bekommt deshalb nur den Bauplan, nie die Menschen und Firmen in deinem CRM, und das nicht per Einstellung, sondern weil das System so gebaut ist. Die DSGVO verlangt, nur zu verarbeiten, was für den Zweck nötig ist. BP-Docs geht einen Schritt weiter: Was nie ankommt, kann auch nicht abfließen. Auch die Aktivitäten einzelner Mitarbeiter, also Anrufe, Meetings oder bearbeitete Deals, erhält BP-Docs nie, eine Leistungskontrolle über das Tool ist damit ausgeschlossen.
Mit KI im Sinn, ohne KI im Produkt
BP-Docs nutzt keine KI-Dienste. Die Konfiguration eines Portals geht an kein KI-Modell und an keinen KI-Anbieter.
Der Markdown-Export von BP-Docs ist für Maschinen strukturiert: regelmäßige Tabellen, IDs neben den Bezeichnungen, Zeitstempel im ISO-Format. Damit kann ein Unternehmen seine Portal-Dokumentation mit dem eigenen, unternehmensinternen KI-Modell auswerten, ohne dass BP-Docs selbst Daten an eine KI gibt.
Revisionsfähig, weil jeder Stand signiert ist
Nicht nur eine Oberfläche, sondern der Verlauf selbst: offen, maschinenlesbar und in einem Repository, das dir gehört. Wer im Audit gefragt wird, wie das Portal im März konfiguriert war, schlägt den Tag einfach auf.
Was den Prozessen Halt gibt
Der Lifecycle als oberste Ebene
Eine eigene, generische Funnel-Darstellung über dem ganzen Portal. Jeder Prozess bekommt seinen Platz in der Customer Journey, und die Zuordnung behältst du in der Hand.
Das Datenmodell als Karte, nicht als Liste
Objekte als Knoten, Associations als Kanten. Die Ringe ordnen nach Kategorie, die Kern-Objekte liegen in der Mitte. Ein Klick, und die Karte zoomt auf das Objekt, das dich interessiert.
Inventar der benannten Assets
Formulare, Pipelines, Listen und Segmente, jeweils in einem eigenen Register mit Suche und Filtern. So fällt auch auf, was seit Jahren stillschweigend mitläuft.
Ein Preis für das ganze Team
Was sich ändert, wenn dein Portal dokumentiert ist
HubSpot-Portale wachsen schneller als das Wissen darüber. Wer einen Workflow gebaut hat, weiß, was er tut, alle anderen müssen es sich mühsam erschließen. BP-Docs macht sichtbar, was im Portal tatsächlich konfiguriert ist, für das ganze Team. Deshalb gibt es keinen Preis pro Kopf: je mehr Menschen mit der Dokumentation arbeiten, desto mehr ist sie wert, und die Rechnung bleibt dieselbe.
Bevor du ein Feld umbaust, siehst du, welche Workflows daran hängen. Aus einer Vermutung wird eine Liste.
Neue Kolleginnen, Kollegen und Berater verstehen einen Prozess am BPMN-Modell, ohne sich durch jede einzelne Workflow-Aktion zu klicken.
Die Dokumentation entsteht jede Nacht neu aus der Konfiguration. Sie veraltet nicht und geht nicht mit, wenn jemand das Team verlässt.
Mögliche Duplikate und Assets, die seit Jahren still mitlaufen, fallen auf, statt weiter unbemerkt Pflege und Aufmerksamkeit zu kosten.
Wir lernen dein Setup kennen und legen dein Projekt für dich an.
Noch vor dem Verbinden zeigt dir ein Access Scan, was BP-Docs mit deinen Freigaben dokumentieren kann.
Die Einrichtung führt dich in festen Schritten zur Verbindung über deine eigene Private App. Welche Rechte BP-Docs erhält, bestimmst du selbst.
Der erste Scan ist nach höchstens fünf Minuten fertig. Danach aktualisiert sich alles jede Nacht von selbst.
Mit den Erkenntnissen nicht allein. Wir sprechen gern anhand von BP-Docs mit dir über dein Portal und beheben Probleme gemeinsam, vom einzelnen Workflow bis zur strategischen Planung.
aus deinem Portal holt
und wer beteiligt ist
- HubSpot, Inc. · Versand der E-Mails mit Zugangslinks und die Self-Check-Kontakte im CRM von CogniCore
- Microsoft · nur bei Anmeldung mit einem Microsoft-Konto, dann Name und E-Mail-Adresse
Sieh es dir einmal in Ruhe an.
Eine halbe Stunde Demo an einem Beispielportal: BPMN-Modelle, Filter über den ganzen Bestand, der signierte Verlauf. Danach reden wir über dein Setup, nicht über Folien.
Noch nicht bereit für eine Demo? Mach den Self-Check: In 10 Minuten schätzt du dein HubSpot-Setup selbst ein, und dein Ergebnis liegt danach kostenlos in BP-Docs.
Self-Check startenDu nutzt ein anderes CRM? BP-Docs dokumentiert heute HubSpot. Möchtest du dein CRM auf die gleiche Weise dokumentiert haben, sprich uns gern an. Dann reden wir über eine Anpassung an weitere CRMs.
Antworten nach Thema
Daten, Hosting und KI
5 FragenLiest BP-Docs Kundendaten aus HubSpot?
Nein. BP-Docs liest nur die Konfiguration eines HubSpot-Portals: Objekte und Felder, Pipelines und Phasen, Workflows und Formulare, Listen und weitere Assets. Kontakte, Firmen und Deals, Einsendungen und Listenmitglieder, E-Mails, Notizen, Dateien und Marketing-Inhalte, Personendaten und Aktivitäten einzelner Mitarbeiter erhält BP-Docs nicht.
Verändert BP-Docs etwas in einem HubSpot-Portal?
Nein. BP-Docs greift ausschließlich lesend zu. Die Verbindung läuft über eine eigene Private App des Kunden. Welche Rechte BP-Docs erhält, legt der Kunde fest.
Wo wird BP-Docs gehostet?
BP-Docs wird in Deutschland gehostet. Die Daten bleiben in Deutschland. Betreiber von BP-Docs ist die CogniCore IT Solutions GmbH.
Welche Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) sind an BP-Docs beteiligt?
BP-Docs wird in Deutschland gehostet. Weitere beteiligte Dienstleister: HubSpot, Inc. (Versand der E-Mails mit Zugangslinks und die Self-Check-Kontakte im CRM von CogniCore); Microsoft (nur bei Anmeldung mit einem Microsoft-Konto, dann Name und E-Mail-Adresse). Die Datenschutzerklärung von CogniCore beschreibt die Verarbeitung im Einzelnen.
Nutzt BP-Docs KI?
Nein. BP-Docs nutzt keine KI-Dienste. Die Konfiguration eines Portals geht an kein KI-Modell und an keinen KI-Anbieter. Der Markdown-Export von BP-Docs ist für Maschinen strukturiert: regelmäßige Tabellen, IDs neben den Bezeichnungen, Zeitstempel im ISO-Format. Damit kann ein Unternehmen seine Portal-Dokumentation mit dem eigenen, unternehmensinternen KI-Modell auswerten, ohne dass BP-Docs selbst Daten an eine KI gibt.
Produkt
4 FragenWas ist BP-Docs?
BP-Docs ist eine Webanwendung, die ein HubSpot-Portal aus seiner Konfiguration dokumentiert. BP-Docs stellt jeden Workflow als Prozessmodell in BPMN 2.0 dar. Dazu kommen das Datenmodell, der Lifecycle und ein Inventar der weiteren Objekte.
Wie aktuell ist die Dokumentation von BP-Docs?
Der erste Scan von BP-Docs ist nach höchstens fünf Minuten fertig. Danach baut BP-Docs die Dokumentation jede Nacht automatisch neu auf.
In welchen Formaten exportiert BP-Docs?
BP-Docs exportiert Prozesse als .bpmn-Datei im offiziellen Format BPMN 2.0 der Object Management Group (OMG). Die gesamte Dokumentation exportiert BP-Docs als HTML-Report und als Markdown. Diagramme exportiert BP-Docs als PNG und SVG.
Was umfasst das Add-On Audit & Compliance von BP-Docs?
Das Add-On legt jeden Stand der Dokumentation als OpenPGP-signierten Commit in einem Git-Repository ab. Das Git-Repository gehört dem Kunden. Das Add-On enthält eine Tages- und Diff-Ansicht der Konfigurationsänderungen. Das Add-On enthält eine Auditor-Rolle, die nur lesen darf. Mit dem Add-On lässt sich belegen, wie ein Portal an einem bestimmten Tag konfiguriert war.
Preis und Einstieg
3 FragenWas kostet BP-Docs?
BP-Docs kostet 249 € pro Monat und HubSpot-Portal mit 12 Monaten Laufzeit oder 274 € pro Monat und HubSpot-Portal ohne Laufzeit, monatlich kündbar. Abgerechnet wird in beiden Fällen monatlich, zuzüglich Umsatzsteuer. Die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt. Das Add-On Audit & Compliance kostet 100 € pro Monat zusätzlich. Für Agenturen und Freelancer gibt es den Plan Agency mit 12 Monaten Laufzeit. Der Plan Agency kostet 749 € pro Monat und umfasst bis zu 5 HubSpot-Portale. Jedes weitere Portal kostet 200 € pro Monat. Im Plan Agency kostet das Add-On Audit & Compliance 75 € pro Monat je Portal.
Gibt es einen kostenlosen Einstieg in BP-Docs?
Ja, den Self-Check. Der Self-Check ist eine kostenlose Selbsteinschätzung des HubSpot-Setups und dauert etwa 10 Minuten. Das Ergebnis liegt danach kostenlos in BP-Docs. Den Zugang zu BP-Docs gibt es per E-Mail. Die Dokumentation des eigenen Portals wird nach einem Gespräch eingerichtet. CogniCore legt das Projekt an. Danach verbindet der Kunde sein Portal in geführten Schritten.
Wer bietet BP-Docs an?
BP-Docs ist ein Produkt der CogniCore IT Solutions GmbH. Die CogniCore IT Solutions GmbH sitzt in Köln. BP-Docs ist kein Produkt der HubSpot, Inc.